Внутренние аудиты системы качества по НП-090-11: как планировать, проводить и оформлять, чтобы они были полезны
Программа обеспечения качества требует внутренних проверок, и организации проводят их для галочки: один аудит в год, отчёт без замечаний, подпись. На инспекции такой отчёт вызывает больше вопросов, чем его отсутствие. Разбираем, как планировать аудиты, кого назначать аудитором, что проверять, как оформлять несоответствия и как использовать результаты.
Инспектор открывает папку внутренних аудитов за три года: три отчёта, в каждом «несоответствий не выявлено». Затем за час проверки находит пять несоответствий: просроченная поверка, неактуальная инструкция, отсутствие записи об инструктаже. Вывод инспектора: внутренние аудиты не работают, система качества не самокорректируется. Разбираем, как проводить аудиты, которые находят проблемы раньше инспектора.
Требование
НП-090-11 требуют, чтобы организация проводила проверки выполнения программы обеспечения качества, анализировала её результативность и принимала корректирующие меры. Внутренний аудит — основной инструмент проверки. Ростехнадзор при инспекциях оценивает не только наличие аудитов, но и их способность выявлять проблемы.
Планирование
| Элемент плана | Содержание |
|---|---|
| Охват | Все процессы программы за цикл, обычно год; критичные — чаще |
| Периодичность | По значимости процесса и результатам предыдущих аудитов |
| Аудиторы | Назначены с учётом независимости от проверяемого процесса |
| Критерии | Программа, процедуры, ФНП, условия лицензии |
| График | Утверждён руководителем, доведён до подразделений |
Независимость аудитора
Аудитор не проверяет собственную работу. В небольшой организации это решается перекрёстно: ответственный за РБ проверяет учёт, ответственный за учёт проверяет подготовку персонала, руководитель проверяет службу качества. Для отдельных аудитов привлекаются внешние специалисты. Аудитор проходит подготовку: знание норм, методов аудита, оформления.
Проведение
- Уведомление подразделения с указанием объёма и критериев.
- Чек-лист по проверяемому процессу: конкретные вопросы со ссылками на требования.
- Проверка на месте: документы, записи, беседы с работниками, наблюдение за выполнением.
- Выборка: не «есть ли журнал», а «покажите запись за такую-то дату».
- Фиксация фактов с доказательствами: номер документа, дата, что именно не соответствует.
- Заключительная беседа с руководителем подразделения.
Оформление несоответствий
Каждое несоответствие записывается с указанием требования, факта, доказательства и категории по значимости. Формулировка «недостаточно внимания уделяется» — не несоответствие. «Прибор №… эксплуатируется с истёкшей поверкой, свидетельство от…, срок до…» — несоответствие. По каждому назначается ответственный, срок устранения и требование к анализу причины.
Корректирующие действия
- Устранение самого несоответствия: поверить прибор.
- Анализ причины: почему пропущен срок — нет реестра сроков, нет ответственного.
- Действие по причине: ввести реестр с напоминанием, назначить ответственного.
- Проверка результативности через установленный срок: сроки больше не пропускаются.
- Закрытие с записью.
Аудит без несоответствий говорит либо об идеальной организации, либо о слепом аудиторе. Инспектор знает, какой вариант встречается чаще.
Использование результатов
Результаты аудитов — основной вход в ежегодный анализ функционирования программы обеспечения качества руководством и в отчёт, который представляется в Ростехнадзор по условиям лицензии. Анализ показывает, какие процессы слабые, повторяются ли несоответствия, результативны ли корректирующие действия, нужны ли изменения программы. Отчёт с реальными проблемами и реальными мерами воспринимается регулятором как признак работающей системы.
Аудит поставщиков
Программа обеспечения качества распространяется на поставщиков продукции и услуг, важных для безопасности, и аудиты поставщиков — часть той же системы. Проверяется наличие лицензии и программы качества поставщика, выполнение требований договора, входной контроль его продукции, работа с претензиями. Право аудита закрепляется в договоре. Результаты аудитов поставщиков включаются в оценку и перечень одобренных поставщиков и в общий анализ функционирования программы.
Чек-лист как инструмент
Хороший чек-лист строится от требований: каждый пункт ссылается на конкретный пункт ФНП, программы или процедуры и формулирует, что аудитор должен увидеть в подтверждение. Плохой чек-лист состоит из вопросов «ведётся ли журнал» с ответами «да». Чек-лист обновляется при изменении норм и по результатам инспекций: замечание инспектора превращается в пункт чек-листа, чтобы не повториться.
Внеплановые аудиты
Проводятся после событий, при изменениях в организации, перед инспекциями и продлением лицензии, по результатам претензий заказчиков. Аудит перед инспекцией Ростехнадзора — самая полезная инвестиция: замечания, найденные и устранённые заранее, не попадают в предписание.
Типичные ошибки
- Аудит по документам без выхода на место.
- Отсутствие выборки: проверка наличия вместо проверки содержания.
- Несоответствия не оформлены, чтобы «не портить отчёт».
- Корректирующие действия без анализа причины.
- Аудитор проверяет собственный процесс.
- Отсутствие связи аудитов с анализом руководства.
Атом-Плюс разрабатывает для организаций программы внутренних аудитов, чек-листы по процессам, формы регистрации несоответствий и корректирующих действий, обучает аудиторов и проводит независимые аудиты перед инспекциями Ростехнадзора и продлением лицензий. Если ваши аудиты не находят того, что находит инспектор, оставьте заявку в форме ниже.
Фото: Nuclear Regulatory Commission from US, Wikimedia Commons, CC BY 2.0
.jpg){kind=link}