Внутренний аудитор системы качества: как им стать и как не испортить отношения
Внутренним аудитором обычно назначают приказом, не спрашивая. Человек оказывается между требованием находить несоответствия и коллегами, с которыми ему завтра работать. Разбираем, какая подготовка нужна аудитору, что он делает и говорит на проверке и как писать формулировки, после которых с ним продолжают разговаривать.
Приказ о составе аудиторской группы приходит в понедельник. В нём ваша фамилия и участок, на котором работает ваш бывший руководитель. В пятницу вам с этим человеком вместе сдавать объект. Вы открываете его журнал и видите записи, сделанные одним почерком за три месяца сразу. Дальше есть два пути: сделать вид, что не заметили, и остаться без профессии, или написать несоответствие так, чтобы его нельзя было оспорить и чтобы с вами продолжили разговаривать.
Кто это и зачем
Внутренний аудитор — работник предприятия, которому поручено проверять, выполняется ли программа обеспечения качества. Он не начальник проверяемому и не заменяет линейный контроль. Его продукт — факты с доказательствами и формулировки, на основании которых руководство принимает решения. НП-090-11 требует, чтобы организация проверяла выполнение программы и корректировала себя сама, а аудитор — инструмент этой самокоррекции.
Ключевая особенность должности: почти всегда это не отдельная штатная единица, а роль поверх основной работы. Отсюда и главная сложность — репутационная. Инженер проверяет коллег, с которыми завтра решать производственные вопросы.
Как им становятся
- Приказом о назначении в аудиторскую группу, обычно по предложению службы качества.
- Через обучение методам аудита: планирование, выборка, сбор доказательств, оформление.
- Через стажировку наблюдателем в чужом аудите — самый недооценённый шаг.
- Через первые самостоятельные проверки на некритичных процессах под контролем опытного аудитора.
- Через накопление отраслевых знаний: без понимания ФНП аудитор проверяет только наличие подписей.
Отраслевые нормы не устанавливают для внутреннего аудитора отдельного разрешения или государственной аттестации. Требования задаёт сама организация в своей программе, и разумный подход — описать их так же строго, как для других ответственных должностей, чтобы аудитор был защищён приказом, а не личными отношениями.
Требование, подтверждение, срок
| Требование | Чем подтверждается | Срок действия |
|---|---|---|
| Высшее или среднее профессиональное образование по профилю | Диплом | Бессрочно |
| Опыт работы в организации и знание её процессов | Трудовая книжка, справка о стаже | Накапливается |
| Подготовка по методам внутреннего аудита | Удостоверение учебного центра или запись о внутреннем обучении | Срок указан в документе об обучении |
| Знание программы обеспечения качества и ФНП по своему направлению | Протокол проверки знаний, лист ознакомления | До очередной проверки знаний |
| Независимость от проверяемого процесса | Приказ о составе группы, декларация об отсутствии конфликта интересов | На период конкретного аудита |
| Назначение в аудиторскую группу и полномочия | Приказ, план аудитов | До отмены приказа |
| Практика проведения аудитов | Отчёты об аудитах с участием аудитора | Учитывается при подтверждении квалификации по графику |
| Допуск в проверяемые зоны | Инструктажи, пропуск, при необходимости допуск персонала группы А | По графику инструктажей и медосмотров |
Что он делает на проверке
- приходит с чек-листом по требованиям, а не с общими вопросами;
- просит показать конкретную запись за конкретную дату, а не журнал целиком;
- смотрит, как работа выполняется фактически, а не как описана;
- фиксирует доказательство: номер документа, дату, что именно расходится с требованием;
- проговаривает найденное с работником на месте, чтобы исключить недоразумение;
- разделяет несоответствие и наблюдение и не превращает мнение в замечание;
- подводит итоги с руководителем подразделения до того, как отчёт уйдёт наверх.
Как не испортить отношения
Первое правило: аудитор проверяет процесс, а не человека. Формулировка не соблюдается порядок ведения журнала работает, формулировка мастер Иванов халатно относится к записям — нет, даже если это правда. Второе: никаких сюрпризов. Всё, что попадёт в отчёт, проверяемый должен услышать на заключительной беседе. Третье: аудитор не диктует решение. Он фиксирует расхождение, а как его устранять, решает подразделение, потому что чужое решение не выполняют.
Четвёртое: аудитор не торгуется. Уступка по одному пункту превращает следующую проверку в переговоры. Пятое: он одинаково пишет про сильных и слабых. Если аудиты годами не касаются одного цеха, это замечают все.
Хороший аудитор уходит с проверки без врагов и с несоответствиями. Плохой — с одним из двух.
Документы, которые он оставляет после себя
Программа и чек-лист аудита, рабочие записи с доказательствами, протоколы бесед, оформленные несоответствия со ссылками на требования, отчёт об аудите, предложения в реестр корректирующих действий, отметки о проверке результативности ранее принятых мер. Эти материалы хранятся как записи системы качества и предъявляются при проверках.
За что он отвечает лично
За достоверность зафиксированных фактов. Несоответствие, написанное по памяти без доказательства, разваливается на первом же обсуждении и бьёт по репутации всей службы качества. За соблюдение конфиденциальности сведений, полученных в ходе аудита. За собственную независимость: если вас назначили проверять процесс, на который вы влияете, нужно заявить об этом до начала, а не оправдываться после. За пропущенное очевидное несоответствие, которое потом нашёл инспектор, спрашивают в первую очередь с аудитора, который там был.
Что проверяет надзор
Инспектор Ростехнадзора смотрит на состав аудиторских групп и ищет пересечения с проверяемыми процессами. Затем на подготовку аудиторов: кто и когда учил людей проверять. Затем на содержание материалов: есть ли доказательства, как сформулированы несоответствия, доведены ли они до устранения. Документы по нормам он сверяет с действующими редакциями в библиотеке нормативных документов, и ссылки на отменённые документы в чек-листах замечает сразу.
Сколько нужно на замену
Обучить методам аудита можно за несколько дней. Сделать человека аудитором, которому верят и которого не боятся, — от полугода: нужны две-три проверки под наставничеством и одна самостоятельная с реальными находками. Поэтому группа аудиторов всегда готовится с запасом: в организации должно быть достаточно обученных людей, чтобы на любой процесс нашёлся независимый проверяющий, даже когда двое в отпуске.
Атом-Плюс обучает внутренних аудиторов на материале конкретного предприятия, разрабатывает чек-листы по процессам и формы регистрации несоответствий, помогает собрать аудиторскую группу с соблюдением независимости и проводит совместные аудиты, в которых ваши сотрудники работают рядом с нашими специалистами. Если аудиторов назначили, а учить их некому, оставьте заявку в форме ниже.
Фото: Ричард Шелтон, Wikimedia Commons, CC BY-SA 4.0
