Поставщик прислал не тот материал: как оформить и чем это грозит
Входной контроль вскрывает партию труб: марка стали в сертификате не та, что в заказе, плавки не совпадают. Мастер предлагает «пустить в дело, всё равно прочнее». Разбираем порядок действий при несоответствии, кого уведомить, чем грозит применение такого материала и как закрыть причину.
Входной контроль вскрывает партию труб под изготовление узла для объекта использования атомной энергии. Маркировка на металле читается, сертификат приложен, но марка стали в сертификате не совпадает с указанной в заказе, а номера плавок не бьются с накладной. До сдачи узла три недели. Мастер участка предлагает очевидное: пустить в дело, сталь всё равно прочнее заказанной, никто не заметит. Заметят — при оценке соответствия или при первом же аудите заказчика.
Первые действия
- Остановить приёмку партии. Материал в производство не передаётся, даже частично.
- Изолировать партию физически: отдельная зона склада, бирка «несоответствующая продукция», запись в журнале входного контроля.
- Зафиксировать несоответствие: что заказано, что поступило, по каким признакам расходится — марка, плавка, типоразмер, комплектность документов.
- Сохранить упаковку, ярлыки, накладные, сертификаты и фотографии маркировки до закрытия вопроса.
- Оформить акт о несоответствии по форме, предусмотренной программой обеспечения качества, с подписями контролёра и ответственного за входной контроль.
- Направить поставщику уведомление о несоответствии и требование о замене или предоставлении корректных документов.
- Проверить по журналам, не поступала ли от этого поставщика продукция с теми же признаками ранее и не ушла ли она в производство.
Кого уведомить и в какой срок
| Адресат | Когда | Содержание |
|---|---|---|
| Поставщик | В срок для предъявления претензий по договору | Акт о несоответствии, требование замены |
| Служба качества предприятия | В день выявления | Регистрация несоответствия, решение о судьбе партии |
| Производство и снабжение | В день выявления | Запрет на передачу в работу, пересмотр графика |
| Заказчик изделия | При влиянии на срок или на применяемые материалы | Уведомление и согласование замены материала |
| Орган по оценке соответствия | Если партия попадает в объём оценки | Информация о несоответствии и принятом решении |
| Ростехнадзор | Если несоответствующая продукция уже применена в изделии для ОИАЭ | Информация в рамках установленной отчётности |
Решение по партии
Решение принимает служба качества, а не мастер участка. Возможных исходов четыре: возврат поставщику, замена партии, получение корректных документов при подтверждённом соответствии фактического материала заказу, применение по согласованию с заказчиком и разработчиком конструкторской документации при документальном обосновании допустимости. Последний вариант оформляется решением о применении с расчётом или заключением, а не устным согласием. Формула «сталь прочнее, значит, лучше» не работает: свариваемость, коррозионная стойкость, поведение при термообработке и требования проектной документации могут исключать замену.
Несоответствующий материал стоит дёшево только до момента, когда его находят в готовом изделии.
Чем грозит применение
Продукция для объектов использования атомной энергии проходит оценку соответствия в формах, установленных НП-071-18, а изготовление ведётся по программе обеспечения качества в соответствии с НП-090-11. Материал, не подтверждённый документами, делает невозможным подтверждение соответствия изделия. Практические последствия: отказ в приёмке узла, разборка и переделка за счёт изготовителя, приостановка отгрузок, отдельное разбирательство по прослеживаемости всей партии изделий того же периода. Если изделие уже смонтировано на объекте, вопрос выходит на уровень эксплуатирующей организации и требований 170-ФЗ. Отдельный риск — исключение предприятия из перечня одобренных поставщиков заказчика по результатам аудита.
Почему это происходит
- В заказе указаны не все характеристики: марка есть, требования к документам о качестве нет.
- Поставщик подбирает аналог самостоятельно, считая замену улучшением.
- Входной контроль проверяет комплектность документов, но не сверяет плавки с маркировкой на металле.
- Закупка через посредника без прослеживаемости до изготовителя металла.
- Давление срока: партия принимается «под обещание дослать сертификат».
- Поставщик не проходил аудит и не знает требований к продукции для атомной отрасли.
Как не допустить повторения
- Включать в договор поставки полный перечень требований: марка, стандарт, документы о качестве, маркировка, прослеживаемость до плавки, запрет замены без письменного согласования.
- Проводить аудит поставщиков продукции, важной для безопасности, и вести реестр одобренных поставщиков.
- Прописать в процедуре входного контроля сверку маркировки на изделии с сертификатом и накладной, а не только наличие бумаг.
- Выделить постоянную зону изоляции несоответствующей продукции, чтобы партия физически не могла уйти в работу.
- Ввести правило: решение о применении материала с отклонением принимается только письменно и только с участием разработчика документации и заказчика.
- Анализировать повторяющиеся несоответствия по поставщикам и учитывать историю при следующей закупке.
- Обучать контролёров входного контроля: большинство пропусков связано не с невнимательностью, а с непониманием, что именно сверяется.
Что остаётся в документах
По итогам случая в деле должны быть: акт о несоответствии, решение службы качества о судьбе партии, переписка с поставщиком и его ответ, документы о замене или возврате, запись в реестре несоответствий, анализ причины и корректирующее действие с отметкой о проверке результативности. Этот комплект показывает аудитору заказчика и инспектору, что система входного контроля сработала. Отсутствие записей при наличии следов несоответствия работает против предприятия сильнее, чем само несоответствие.
Атом-Плюс разрабатывает процедуры входного контроля и работы с несоответствующей продукцией, формы актов и реестров, программы обеспечения качества для изготовителей оборудования, готовит предприятия к аудитам заказчиков и к оценке соответствия продукции для объектов использования атомной энергии. Если вам прислали не тот материал и нужно корректно оформить ситуацию, оставьте заявку в форме ниже.
Фото: Jaggery, Wikimedia Commons, CC BY-SA 2.0
