Не приняли исполнительную документацию: как разобрать замечания и закрыть их
Комплект исполнительной документации вернули с двадцатью тремя замечаниями за два дня до акта приёмки. Часть замечаний формальные, часть требует переделки работ. Разбираем, как рассортировать замечания, что закрывать первым, кого уведомить и как выстроить приёмку, чтобы комплект принимали с первого раза.
Комплект исполнительной документации ушёл заказчику в понедельник, во вторник вернулся с перечнем на двадцать три замечания. До даты акта приёмки два дня. В перечне вперемешку: отсутствующие подписи, несовпадение номеров сертификатов с фактически применёнными материалами, акты освидетельствования скрытых работ без представителя строительного контроля, ссылки на недействующую редакцию проекта и два пункта, по которым придётся вскрывать уже закрытые конструкции. Разбираем, как из этого выйти.
Первые действия
- Зафиксировать перечень замечаний как документ. Входящий номер, дата, подпись направившего. Устный список замечаний не разбирают: попросите письменный.
- Рассортировать замечания по четырём типам: формальные (подпись, дата, реквизит), документарные (нет приложения, не совпадает номер), содержательные (документ не отражает фактически выполненную работу), спорные (требование не основано на проекте, нормах или договоре).
- Назначить ответственных по типам. Формальные закрывает делопроизводство комплекта, документарные — производственно-технический отдел, содержательные — линейный персонал и служба качества, спорные — руководитель проекта.
- Оценить, какие замечания требуют работ, а не бумаг. Вскрытие, повторный контроль, повторные испытания имеют сроки и стоимость, их надо назвать сразу.
- Согласовать с заказчиком срок повторной подачи. Лучше письменно предложить реальную дату, чем сорвать назначенную.
- Закрывать замечания пакетами, а не по одному. Каждый пакет — письмо с таблицей: номер замечания, что сделано, какой документ прилагается, лист комплекта.
- Не переделывать акты задним числом без основания. Переоформление документа, подтверждающего работы, которые не выполнялись в указанную дату, создаёт проблему хуже исходной.
Кого уведомить и в какой срок
| Кому | Что сообщаем | Когда |
|---|---|---|
| Заказчик или технический заказчик | Получение перечня, предлагаемая дата повторной подачи | В день получения замечаний |
| Строительный контроль заказчика | Замечания, требующие его участия: освидетельствование, подписи | В первый рабочий день |
| Авторский надзор проектировщика | Расхождения с проектом, необходимость изменения или подтверждения решения | До подготовки ответа на содержательные замечания |
| Собственная служба качества | Регистрация несоответствия и корректирующих действий | В первые два дня |
| Субподрядчики и поставщики | Запрос недостающих сертификатов, паспортов, протоколов | В день сортировки замечаний |
| Лаборатория неразрушающего контроля | Повторный контроль по замечаниям, оформление протоколов | По согласованному графику закрытия |
| Эксплуатирующая организация и Ростехнадзор | Если замечания влияют на сроки этапов, поднадзорных по условиям лицензии | В срок, установленный условиями лицензии и договором |
Почему комплект возвращают
- комплект собирали в конце этапа, а не вели параллельно работам;
- формы актов взяты из старого проекта и не согласованы с заказчиком на старте;
- исполнительные схемы не отражают изменения, внесённые в ходе работ;
- сертификаты и паспорта на материалы собирались после монтажа, а не при входном контроле;
- подписи собирались постфактум, участники не помнят, что подписывают;
- журналы работ заполнялись раз в месяц по памяти;
- нет прослеживаемости: по акту нельзя пройти от конструкции к материалу, партии и протоколу контроля.
Чем это грозит
Прямое последствие — непринятие этапа и отсутствие оплаты. Дальше сдвигается график, а вместе с ним договорные сроки и возможные штрафные санкции. Для объектов, поднадзорных Ростехнадзору, исполнительная документация — основа подтверждения соответствия выполненных работ проекту и нормам, и её пороки всплывают при проверках и при подготовке к вводу объекта. Состав и порядок ведения исполнительной документации при строительстве определяются Градостроительным кодексом и подзаконными актами, а для объектов использования атомной энергии — дополнительно требованиями из каталога федеральных норм и правил и условиями лицензии.
Исполнительная документация не оформляется — она ведётся. Всё, что собирают в последнюю неделю, заказчик видит по почерку и по датам.
Как закрывать содержательные замечания
Содержательное замечание означает, что документ не подтверждает выполненную работу. Варианты закрытия ровно три. Первый: подтвердить работу дополнительными доказательствами — протоколами контроля, фотофиксацией с датой, записями в журналах, показаниями приборов. Второй: выполнить повторный контроль и оформить новый протокол, а при необходимости вскрыть и освидетельствовать заново. Третий: признать, что работа выполнена с отступлением, оформить это как несоответствие, согласовать с проектировщиком решение о приемлемости или переделке. Четвёртого варианта — дооформить бумагу — не существует, хотя именно его чаще всего пытаются применить.
Как отвечать на спорные замечания
Спорное замечание закрывается письмом, а не спором на планёрке. В письме приводится формулировка замечания, ссылка на пункт проекта, нормы или договора, из которого следует ваша позиция, и предложение снять замечание либо оформить изменение проекта. Если замечание требует того, чего нет ни в проекте, ни в договоре, это следует зафиксировать письменно сразу: через месяц восстановить логику будет труднее, а объём дополнительных работ вырастет.
Как не допустить повторения
- Согласовать формы документов и состав комплекта с заказчиком до начала работ и закрепить приложением к договору.
- Вести документацию параллельно работам: акт освидетельствования подписывается в день освидетельствования, а не в конце месяца.
- Назначить ответственного за комплект с полномочиями останавливать закрытие конструкций без подписанного акта.
- Входной контроль материалов с немедленной подшивкой сертификатов и паспортов, с отметкой номера партии.
- Выстроить прослеживаемость: конструкция — партия материала — сварщик и клеймо — протокол контроля — акт.
- Проводить внутреннюю проверку комплекта своей службой качества за две недели до подачи, по чек-листу из прошлых замечаний.
- Вести реестр замечаний заказчика и превращать каждое в пункт чек-листа следующего этапа.
Атом-Плюс разбирает возвращённые комплекты исполнительной документации, сортирует замечания и готовит пакеты закрытия, восстанавливает прослеживаемость по материалам и контролю, готовит письма по спорным пунктам и настраивает порядок ведения документации на следующие этапы, чтобы комплект принимали с первого раза. Если у вас на руках перечень замечаний и горят сроки этапа, оставьте заявку в форме ниже.
Фото: Sunolafjagtenben-hur, Wikimedia Commons, CC0
