Как внедрить программу обеспечения качества за три месяца: реалистичный план
Программу качества обычно заказывают за месяц до подачи документов на лицензию, а потом выясняется, что записей за прошедший период не существует. Разбираем понедельный план на три месяца: обследование, структура и ответственность, процедуры, запуск записей, обучение, первый внутренний аудит и анализ со стороны руководства.
Звонок в пятницу вечером: «Нам нужна программа обеспечения качества, документы на лицензию подаём через три недели». Через три недели программу действительно можно написать. Проблема в другом: эксперт откроет её и спросит, где записи о работе системы, которую вы описали как действующую. Ни одного протокола, ни одного аудита, ни одной карточки несоответствия. Программа окажется декларацией, и вопросы пойдут по кругу.
Почему именно три месяца
Три месяца — минимальный срок, за который система успевает не только описаться на бумаге, но и оставить следы: приказы изданы, процедуры введены в действие, журналы начаты и заполняются, обучение проведено, один цикл внутреннего аудита закрыт, руководитель провёл анализ. Меньший срок даёт документ без истории. Больший срок обычно означает, что процесс расползся: работа идёт фоном и не заканчивается никогда.
Требования к содержанию задают НП-090-11, а обязанность иметь программу для соискателя лицензии следует из Положения о лицензировании: документы, обосновывающие обеспечение безопасности заявленной деятельности, без неё неполны.
Месяц первый: обследование и каркас
| Недели | Работы | Результат |
|---|---|---|
| 1 | Обследование: виды работ, площадки, оборудование, действующие документы и записи | Отчёт о текущем состоянии, перечень разрывов |
| 2 | Область применения программы, перечень процессов, влияющих на качество и безопасность | Карта процессов, матрица ответственности |
| 3 | Организационная структура, назначение ответственных, служба качества | Проект приказов, положение о службе |
| 4 | Первая редакция самой программы: политика, структура, элементы, ссылки на процедуры | Проект программы на согласование |
Ключевое решение первого месяца — кто отвечает за качество и подчиняется ли он напрямую руководителю. Служба качества, подчинённая производственному блоку, не сможет фиксировать неудобные несоответствия, и это станет видно на первом же аудите.
Месяц второй: процедуры и запуск записей
Программа верхнего уровня без процедур не работает. Минимальный комплект, который нужно разработать и ввести в действие:
- управление документацией и записями с реестром и листами рассылки;
- подготовка персонала и допуск к самостоятельной работе;
- оценка, выбор и аудит поставщиков, входной контроль;
- управление несоответствиями, корректирующие и предупреждающие действия;
- внутренние аудиты с планом и чек-листами;
- управление измерительным оборудованием и поверками;
- анализ системы со стороны руководства.
Каждая процедура выпускается вместе с формами. Форма без запущенного журнала бесполезна, поэтому конец второго месяца — это дата, с которой записи ведутся фактически: журнал несоответствий открыт, реестр документов заполнен, карточки подготовки персонала заведены, реестр приборов со сроками поверки сведён.
Месяц третий: люди, аудит, анализ
- Обучение по категориям: руководитель, служба качества, аудиторы, линейные исполнители, снабжение. Протоколы проверки знаний.
- Назначение внутренних аудиторов приказом с учётом независимости от проверяемых процессов.
- Первый внутренний аудит по утверждённому плану с чек-листами. Он обязан найти несоответствия: на третьем месяце их не может не быть.
- Оформление несоответствий, анализ причин, корректирующие действия со сроками.
- Анализ со стороны руководства по фактическим данным трёх месяцев, с решениями и выделением ресурсов.
- Актуализация программы по итогам: то, что не заработало, переписывается под реальность.
Программу обеспечения качества нельзя написать заранее и внедрить потом. Она пишется по ходу внедрения, иначе описывает организацию, которой не существует.
Что можно ускорить, а что нельзя
Ускоряется разработка текстов: опытный разработчик готовит комплект процедур быстро. Не ускоряется накопление записей и обучение персонала — это календарное время. Не ускоряется первый аудит: его нельзя провести раньше, чем процедуры введены и по ним поработали. Попытка датировать документы задним числом обнаруживается элементарно: приказ о назначении аудитора датирован раньше, чем протокол его обучения, или журнал за три месяца заполнен одной пастой в один день.
Распределение усилий внутри организации
Типичная ошибка — поручить всё одному специалисту по качеству. Процедуру входного контроля пишет снабжение вместе со службой качества, процедуру подготовки персонала — кадры, реестр приборов — метрологическая служба или назначенный ответственный. Внешний консультант даёт структуру, требования и формы, но содержание берётся из реальных процессов организации. Программа, написанная без участия подразделений, не исполняется и разваливается на первом аудите.
Контрольные точки по неделям
- Конец 4-й недели: проект программы и приказы о назначении ответственных.
- Конец 8-й недели: процедуры введены в действие, формы утверждены, журналы открыты.
- Конец 10-й недели: обучение проведено, протоколы оформлены, аудиторы назначены.
- Конец 11-й недели: первый аудит завершён, несоответствия оформлены.
- Конец 12-й недели: анализ со стороны руководства, актуализированная редакция программы.
Как это выглядит при подаче документов
В комплект на лицензию идёт утверждённая программа. Но при экспертизе и при последующих инспекциях Ростехнадзора запрашивают доказательства: приказы, реестр документов, протоколы обучения, отчёт об аудите, журнал несоответствий, протокол анализа. Организация, прошедшая трёхмесячный цикл, показывает этот комплект за пятнадцать минут. Организация, купившая текст программы, начинает объяснять, что система «находится в стадии внедрения».
Частые ошибки
- Взята чужая программа с другой областью применения и другой структурой.
- Описаны процессы и должности, которых в организации нет.
- Процедуры выпущены, но формы записей не утверждены.
- Ответственный за качество совмещает роль владельца проверяемых процессов.
- Первый аудит проведён «без замечаний».
- Программа не пересмотрена после расширения видов деятельности.
Атом-Плюс проводит обследование организации, разрабатывает программу обеспечения качества и комплект процедур под фактическую структуру, готовит приказы и формы записей, обучает персонал и аудиторов, проводит первый внутренний аудит и помогает подготовить анализ со стороны руководства. Если документы на лицензию нужно подавать в этом квартале, оставьте заявку в форме ниже.
Фото: Ajrocket1, Wikimedia Commons, CC BY-SA 4.0
