Утерян паспорт источника: как восстановить и чем это грозит
Источник в хранилище есть, номер на капсуле читается, а паспорта нет: папка уехала с прошлым ответственным. Без паспорта нельзя подтвердить активность, дату выпуска и назначенный срок службы. Разбираем, что делать в первый день, как получить дубликат у изготовителя и чем закрыть период восстановления.
Готовят комплект на продление лицензии, открывают папку с паспортами источников и обнаруживают, что на один источник паспорта нет. Сам источник в хранилище, номер на капсуле читается, в журнале учёта он числится. Паспорт видели последний раз три года назад, когда уходил прежний ответственный. Без этого листа нельзя подтвердить ни исходную активность, ни дату выпуска, ни назначенный срок службы. Разбираем, что делать.
Первые действия
- Не выводить источник из учёта и не убирать из журнала. Отсутствие паспорта — проблема документа, а не источника. Источник остаётся на учёте, в хранилище, под физической защитой.
- Зафиксировать факт. Служебная записка ответственного за учёт, акт комиссии об отсутствии документа с датой, обстоятельствами и перечнем мест, где искали.
- Собрать всё, что подтверждает происхождение. Договор поставки, накладные, счета-фактуры, акт приёмки, транспортные документы, сертификат соответствия, прошлые протоколы контроля, записи в журнале учёта и контроля, отчётность в систему учёта, прежние лицензионные комплекты.
- Прочитать маркировку на капсуле и контейнере. Тип источника, заводской номер, радионуклид, год выпуска — это основание для запроса дубликата.
- Направить запрос изготовителю. Официальное письмо на бланке с реквизитами источника и просьбой выдать дубликат паспорта или архивную справку.
- Приостановить работы с этим источником, если паспортные данные нужны для расчётов, наряда или протоколов. До восстановления документа работать по памяти нельзя.
- Проверить остальные паспорта. Если потерян один, проверяется весь комплект: обычно находятся ещё две-три позиции без документов.
Кого уведомить и в какой срок
| Кому | Что сообщаем | Когда |
|---|---|---|
| Ответственный за учёт и контроль | Факт отсутствия паспорта, реквизиты источника | В день обнаружения |
| Руководитель организации | Риск для лицензионного комплекта и работ | В день обнаружения |
| Изготовитель или поставщик источника | Запрос дубликата паспорта или архивной справки | В первый рабочий день |
| Территориальный орган Ростехнадзора | Если отсутствие выявлено при проверке — план восстановления | В срок, указанный в предписании |
| Система государственного учёта и контроля | Сверка сведений об источнике, при расхождении — корректировка | В сроки, установленные инструкцией по учёту |
| Служба качества | Регистрация несоответствия по управлению документацией | В день обнаружения |
Как получить дубликат
Основной путь — изготовитель. Российские изготовители закрытых радионуклидных источников хранят архивы выпуска и по официальному запросу выдают дубликат паспорта либо архивную справку с паспортными данными. В письме указывают тип и заводской номер источника, радионуклид, приблизительный год поставки, реквизиты договора, если он найден, и просят подтвердить исходную активность на дату аттестации, дату выпуска и назначенный срок службы. Ответ приходит в среднем за несколько недель. Если источник импортный, запрос идёт через поставщика, который его ввозил. Если изготовитель ликвидирован, остаются архивы организации-правопреемника и собственные документы предприятия, из которых собирается справка комиссии.
Источник без паспорта в глазах проверяющего — источник неизвестного происхождения. Восстанавливают не бумагу, а право им пользоваться.
Чем это грозит
Паспорт — основной документ, подтверждающий характеристики источника и его легальное происхождение. Без него организация не может обосновать категорию источника по НП-038-16, рассчитать текущую активность, подтвердить соблюдение назначенного срока службы и корректно отразить источник в системе учёта, которая ведётся по правилам учёта и контроля радиоактивных веществ и отходов. Практические последствия: замечание при проверке, отказ в приёме комплекта на лицензию, отказ специализированной организации принять источник на захоронение без паспортных данных, невозможность подтвердить право собственности. При невозможности восстановить данные вообще источник рискует получить статус источника с неустановленными характеристиками, а это отдельная и дорогая процедура обращения.
Чем закрыть период восстановления
- акт комиссии об отсутствии паспорта с перечнем предпринятых мер и датой запроса изготовителю;
- копия письма изготовителю с отметкой об отправке и ответ, когда он придёт;
- справка с реквизитами источника, собранная из договора, накладных и журнала учёта;
- протокол инструментального контроля: мощность дозы на поверхности контейнера и на расстоянии, контроль неснимаемого загрязнения;
- при необходимости — спектрометрическое определение радионуклида и оценка активности аккредитованной лабораторией;
- приказ о временном ограничении использования источника до получения дубликата.
Если источник и правда неизвестного происхождения
Бывает, что документов нет вообще и изготовитель не подтверждает выпуск. Тогда источник обращается как источник с неустановленными характеристиками: инструментальная идентификация радионуклида и оценка активности, оформление акта, уведомление надзора и передача специализированной организации для дальнейшего обращения. Использовать такой источник в работе нельзя. Вопрос решается один раз и закрывается передачей, а не хранением его в углу хранилища ещё пять лет.
Как не допустить повторения
- Оригиналы паспортов — в сейфе организации, в работу выдаются заверенные копии.
- Электронный архив: скан каждого паспорта в день приёмки источника, до постановки на учёт.
- Реестр источников с гиперссылками на сканы, доступный ответственному за учёт и его заместителю.
- Передача дел по описи при смене ответственного, с пересчётом паспортов по журналу.
- Ежегодная инвентаризация с проверкой не только наличия источников, но и наличия документов на каждый.
- Управление документацией как процесс программы обеспечения качества, с проверкой при внутренних аудитах.
- Требование в договоре поставки: паспорт и сертификат передаются вместе с источником, приёмка без них не оформляется.
Что смотрит инспектор
При проверке инспектор Ростехнадзора сверяет журнал учёта, фактическое наличие источников и паспорта на каждый из них. Расхождение по документам он фиксирует в акте, даже если сам источник на месте. Оценивается и то, как организация отреагировала: акт, запрос изготовителю и приказ об ограничении использования выглядят как работающая система, а разведённые руки — как отсутствие учёта.
Атом-Плюс восстанавливает документацию на источники: готовит запросы изготовителям, собирает справки по договорам и журналам, организует инструментальную идентификацию, оформляет акты и приводит в порядок систему учёта перед проверкой или продлением лицензии. Если у вас нашёлся источник без паспорта, оставьте заявку в форме ниже.
Фото: Belikov Maxim, Wikimedia Commons, CC BY 4.0
