Кадровый аудит перед лицензированием: кого не хватает и кого учить первым
Документы по безопасности написаны, оборудование куплено, площадка готова — а заявка стоит, потому что квалификация работников не подтверждена. Кадровая часть готовится дольше всех остальных и запускается позже всех. Разбираем, как провести кадровый аудит до подачи и в каком порядке закрывать пробелы.
На совещании по проекту отчитываются бодро: обоснование безопасности готово, программа обеспечения качества написана, помещения приняты, приборы поверены, договор на отработавшие источники подписан. Юрист задаёт вопрос про людей. Выясняется, что ответственный за радиационную безопасность назначен приказом две недели назад, подготовки у него нет, у главного инженера удостоверение пятилетней давности, а оператор установки уволился в марте. Дальше происходит обычное: документы по безопасности ждут людей ещё несколько месяцев. Кадровая часть готовится дольше всех и запускается последней — почти на каждом проекте.
Почему кадры тормозят лицензию
Отчёт по обоснованию безопасности можно написать быстрее, если посадить больше людей. Подготовку работника ускорить нельзя. Обучение идёт по расписанию образовательной организации, комиссии собираются по графику, медосмотр занимает своё время, стажировка — своё. Между тем Положение о лицензировании требует подтвердить, что у соискателя есть работники нужной квалификации, а условия лицензии потом прямо называют, кто и с какой подготовкой должен обеспечивать безопасность. Поэтому кадровый аудит делается не перед подачей, а в самом начале проекта.
Что именно смотрит эксперт
- Есть ли в организации работники на всех ролях, которые нужны для заявленной деятельности.
- Соответствуют ли их образование и стаж характеру работ.
- Пройдена ли подготовка по радиационной безопасности и по нормам и правилам, действует ли она.
- Есть ли медицинские допуски.
- Оформлены ли приказы о назначении ответственных и совпадают ли они с реальными людьми.
- Есть ли разрешения у тех, чьи должности входят в перечень по постановлению №240, или хотя бы запущена процедура их получения.
- Не держится ли вся деятельность на одном человеке.
Матрица ролей: основа аудита
Аудит начинается с таблицы, где по строкам — роли, а по столбцам — требование, факт и пробел. Конкретный набор ролей зависит от вида деятельности, но каркас выглядит так.
| Роль | Что требуется | Чем подтверждается | Типичный пробел |
|---|---|---|---|
| Руководитель организации | Понимание требований безопасности, подготовка по нормам и правилам | Документ об обучении, разрешение при попадании в перечень | Считает тему делом службы РБ |
| Ответственный за радиационную безопасность | Профильная подготовка, опыт, приказ | Приказ, документ об обучении, разрешение | Назначен формально перед подачей |
| Ответственный за учёт и контроль РВ и РАО | Подготовка по учёту, приказ | Приказ, документ об обучении | Совмещён со всем остальным |
| Ответственный за физическую защиту | Подготовка, допуск, приказ | Приказ, документы о подготовке | Роль вообще не назначена |
| Инженер или оператор установки | Профильное образование, стажировка, допуск | Протокол, приказ о допуске, разрешение | Работает по факту без оформления |
| Дозиметрист | Подготовка, навык работы с приборами | Документ об обучении, записи контроля | Функцию делит с кем-то по совместительству |
| Специалист по качеству | Знание программы обеспечения качества | Приказ, обучение, записи аудитов | Программа написана консультантом, вести некому |
Кого учить первым
Когда пробелов много, а бюджет и время ограничены, очередь выстраивается по длине пути, а не по важности должности. Первыми идут те, у кого путь самый длинный: подготовка, документы, комиссия, разрешение. Это ответственный за радиационную безопасность и руководящий состав, попадающий в перечень должностей. Вторыми — работники, без которых деятельность физически не начнётся: операторы установок, дефектоскописты, дозиметристы. Третьими — те, чьи функции можно временно закрыть совмещением: учёт, качество, документооборот. Отдельной строкой идут те, у кого действующие документы истекают в ближайшие месяцы: продление дешевле и быстрее, чем восстановление с нуля.
Срок получения лицензии определяет не самый сложный документ, а самый долгий человек. Считайте график от него.
Обратный отсчёт от даты подачи
- За шесть месяцев: матрица ролей, решение по найму, запуск медосмотров, запись на обучение.
- За четыре-пять месяцев: обучение ключевых работников, параллельно — приказы о назначении ответственных.
- За три месяца: подготовка на рабочем месте, стажировки, внутренняя проверка знаний.
- За два-три месяца: подача документов на разрешения работникам, ожидание графика комиссии.
- За месяц: сбор кадрового раздела комплекта, сверка фамилий в приказах, инструкциях и сведениях о работниках.
Совмещение ролей и его пределы
Небольшая организация редко может позволить себе отдельного человека на каждую функцию, и совмещение допустимо. Но у него есть границы, которые видит эксперт. Ответственный не должен контролировать собственную работу: тот, кто ведёт учёт источников, плохо подходит на роль проверяющего этот учёт. Один работник, закрывающий пять ролей, превращается в единственную точку отказа: его отпуск, болезнь или увольнение останавливают деятельность. И совмещение должно быть реальным — если человек физически не успевает выполнять функцию, это выяснится на первой же инспекции по отсутствию записей.
Что делать с дефицитом
- Обучить своего: дольше, но надёжнее, человек остаётся в организации.
- Нанять готового специалиста с действующей подготовкой: быстрее, но разрешение всё равно оформляется заново под вашу организацию.
- Привлечь по совместительству: закрывает роль на переходный период, требует аккуратного оформления.
- Передать часть работ подрядчику с собственной лицензией: снимает вопрос по людям, но добавляет требования к входному контролю и договору.
Частые ошибки кадрового раздела
- Приказы о назначении ответственных изданы на уволившихся работников.
- Сведения о работниках в комплекте не совпадают со штатным расписанием.
- Обучение пройдено по программе, не соответствующей заявленному виду деятельности по закону 170-ФЗ.
- Медицинские допуски оформлены не на тот вид работ.
- Разрешения не запущены, потому что ждали получения лицензии, а лицензия ждала разрешений.
- Нет резерва ни по одной критичной роли.
Атом-Плюс проводит кадровый аудит перед лицензированием: строит матрицу ролей под заявленные виды деятельности, сверяет её с реальным штатом и документами работников, показывает пробелы и очередность их закрытия, готовит приказы о назначении ответственных, ведёт подготовку персонала и оформление разрешений в Ростехнадзоре. Если вы планируете подачу на лицензию и не уверены в кадровой части, оставьте заявку в форме ниже.
Фото: President (2001-2009 : Bush). Office of Management and Administration. Office of White House Management. Photography Office. 1/20/2001-1/20/2009, Wikimedia Commons, Public domain
