Что проверяют в первую очередь у нового лицензиата в первый год после выдачи лицензии
Лицензию получили, папку убрали в шкаф, начали работать. Через несколько месяцев приходит первая проверка, и она устроена иначе, чем проверки опытных организаций: надзор сверяет обещания из комплекта документов с тем, что происходит на площадке. Разбираем, что смотрят в первый год и как к этому подготовиться.
Лицензию получили в марте, отпраздновали, папку с комплектом убрали в шкаф и начали работать. В ноябре приходит уведомление о первом контрольном мероприятии. Инспектор достаёт не проверочный лист, а копию вашего же обоснования безопасности и программы обеспечения качества и начинает задавать вопросы по ним. Первая проверка нового лицензиата устроена именно так.
Чем первая проверка отличается от остальных
У давно работающей организации проверяют текущее состояние. У нового лицензиата — соответствие тому, что он сам написал в комплекте документов при получении лицензии по Положению о лицензировании. Комплект был обещанием: так будет организована работа, такие люди, такие процедуры, такой контроль. Первый год — это проверка, сбылось ли обещание. Порядок самого мероприятия при этом обычный, по 248-ФЗ.
1. Условия действия лицензии
Приложение с условиями — первый документ на столе. По каждому условию инспектор спрашивает подтверждение. Условия обычно содержат сроки: представить документ, провести мероприятие, уведомить о начале работ. Нового лицензиата подводят именно сроки: про условия вспоминают через год, когда часть из них уже просрочена. Заведите таблицу условий с датами в день получения лицензии.
2. Фактический объём деятельности против заявленного
Сверяют адреса, виды работ, количество и типы источников или оборудования. Новые организации часто растут быстрее, чем оформляют изменения: появилась вторая площадка, добавили установку, взяли смежный вид работ. Любое расширение за пределы лицензии обнуляет эффект от её получения.
3. Заработала ли программа обеспечения качества
ПОК писалась для получения лицензии, и это видно. Инспектор проверяет не текст, а следы работы: приказы, записи, протоколы, зарегистрированные несоответствия, проведённый внутренний аудит, анализ функционирования руководством. Программа без единой записи за год — сигнал, что система существует только на бумаге.
4. Персонал: тот ли, кого заявляли
В комплекте были фамилии, должности, удостоверения. За год кто-то уволился, кого-то перевели. Проверяют, есть ли у нынешних работников подготовка, проверка знаний, медицинские допуски и разрешения там, где они требуются, и оформлены ли приказы на новых ответственных. Замена ключевого работника без равноценной замены документов — частая находка.
5. Учёт, контроль и физическая защита
Для организаций с источниками это главный блок. Смотрят, зарегистрирована ли организация в системе государственного учёта, ведётся ли журнал с первого дня, сходятся ли записи с фактическим наличием, проведена ли первая инвентаризация, оборудовано ли хранилище по категории источников и актуален ли список допущенных лиц.
6. Записи производственного контроля
Программа радиационного контроля была в комплекте. Проверяют протоколы за весь период с даты лицензии: совпадают ли точки с программой, выдержана ли периодичность, поверены ли приборы, есть ли договор на индивидуальный дозиметрический контроль и подписи работников об ознакомлении с дозами. Пропуск первых месяцев, пока «только разворачивались», встречается почти у всех.
7. Аварийная готовность
Наличие инструкции недостаточно. Спрашивают, проводилась ли противоаварийная тренировка, укомплектован ли аварийный запас, знают ли работники порядок оповещения и куда сообщать. Проверить это инспектор может простым способом: задать вопрос первому встреченному работнику.
8. Уведомления и отчётность
Смена адреса, реорганизация, замена ответственного, изменение состава оборудования, события на объекте — обо всём этом территориальное управление Ростехнадзора должно узнавать от вас и вовремя. Новые лицензиаты обычно не имеют привычки к такой переписке, и годовой пробел в ней виден сразу.
Календарь первого года
| Срок после выдачи | Что должно быть сделано |
|---|---|
| Первый месяц | Таблица условий лицензии со сроками, приказы об ответственных, запуск журналов и записей |
| Первый квартал | Первая инвентаризация источников, начало производственного контроля, инструктажи всего персонала |
| Полугодие | Противоаварийная тренировка, проверка сроков поверок и допусков, первые отчёты по условиям лицензии |
| Девять месяцев | Внутренний аудит по программе обеспечения качества с оформленными несоответствиями |
| Год | Анализ функционирования ПОК руководством, актуализация документов, самопроверка по чек-листу |
Лицензия — это не разрешение, которое лежит в шкафу, а набор обещаний с датами. Первая проверка выясняет, кто в организации за эти даты отвечает.
Чем обычно заканчивается первая проверка
У подготовленной организации — предписанием на два-три пункта с разумными сроками. У неподготовленной — предписанием на пятнадцать пунктов и административным протоколом, а при работе за пределами условий лицензии разговор идёт уже о приостановлении деятельности. Разница между этими исходами закладывается не в неделю перед проверкой, а в первый месяц после получения лицензии.
Что сделать прямо сейчас
- Достаньте комплект, с которым получали лицензию, и прочитайте его глазами инспектора.
- Выпишите все обязательства с датами в одну таблицу и назначьте по каждому ответственного.
- Проверьте, что все записи ведутся с даты выдачи лицензии, а не с сегодняшнего дня.
- Сверьте фамилии в ПОК и приказах с текущим штатным расписанием.
- Проведите внутренний аудит до того, как это сделает надзор.
Атом-Плюс сопровождает новых лицензиатов в первый год: составляем календарь выполнения условий лицензии, запускаем записи и процедуры программы обеспечения качества, проводим первый внутренний аудит и готовим организацию к первой проверке, включая сопровождение при её проведении. Если лицензия получена недавно, а порядок работы по ней ещё не выстроен, оставьте заявку в форме ниже.
Фото: Nuclear Regulatory Commission from US, Wikimedia Commons, Public domain
.jpg){kind=link}