Анализ системы качества со стороны руководства: что это за отчёт и кто его читает
Раз в год руководитель организации должен оценить, работает ли программа обеспечения качества, и принять решения. Чаще всего вместо этого подписывают справку на две страницы. Разбираем, какие данные собирать на входе, как выглядит протокол анализа, какие решения в нём обязаны быть и как этот отчёт читают на инспекции.
В декабре секретарь приносит генеральному директору документ на подпись: «Анализ функционирования системы качества за год». Две страницы, вывод — система результативна, замечаний нет. Директор подписывает не читая. Через полгода инспектор берёт этот же документ, сравнивает с журналом несоответствий, где двадцать три записи, и задаёт один вопрос: кто и когда принимал решение по повторяющимся отказам входного контроля. Ответа нет.
Зачем нужен анализ и кому он адресован
НП-090-11 возлагают ответственность за программу обеспечения качества на руководителя организации и требуют периодической оценки её результативности с принятием мер. Анализ со стороны руководства — та самая точка, где эта ответственность реализуется документально. Отчёт адресован в первую очередь самому руководителю: это его инструмент управления. Вторым читателем становится инспектор Ростехнадзора, для которого отчёт — быстрый способ понять, управляется ли система или существует сама по себе.
Периодичность и участники
Периодичность устанавливает сама организация в программе. Практика — раз в год, с промежуточным рассмотрением по полугодиям в крупных организациях и после значимых событий. Анализ проводит первый руководитель, а не служба качества: служба готовит данные, руководитель принимает решения. Состав участников закрепляется приказом и обычно включает главного инженера, руководителя службы качества, ответственных за радиационную безопасность, учёт и контроль, подготовку персонала, снабжение.
Что подаётся на вход
Отчёт без входных данных — это мнение. Отчёт с данными — управленческий документ. Минимальный набор:
| Источник данных | Что из него берут |
|---|---|
| Внутренние аудиты | Количество, охват, выявленные несоответствия по процессам |
| Внешние проверки | Предписания, замечания, статус устранения |
| Несоответствия и отказы | Повторяемость, распределение по причинам |
| Корректирующие действия | Сколько закрыто в срок, сколько результативны |
| Поставщики | Результаты входного контроля, аудитов, претензий |
| Персонал | Выполнение плана обучения, проверки знаний, разрешения |
| Оборудование и приборы | Соблюдение сроков поверки и обслуживания |
| Изменения | Новые нормы, изменения лицензии, реорганизация, новая техника |
| Предыдущий анализ | Выполнение ранее принятых решений |
Как выглядит сам документ
Протокол или отчёт объёмом обычно в десять-двадцать страниц со структурой, повторяющей перечень входных данных, плюс раздел выводов и решений. Каждый раздел строится одинаково: цифры за период, сравнение с предыдущим периодом, вывод о процессе. Текст «работа велась на должном уровне» ничего не добавляет и портит впечатление. Вместо него — «за год закрыто девять из двенадцати корректирующих действий, три просрочены по причине отсутствия финансирования закупки приборов».
Решения — главная часть
Раздел решений отличает настоящий анализ от справки. Каждое решение оформляется как поручение: что сделать, кто отвечает, к какому сроку, за счёт каких ресурсов. Типовые категории решений:
- изменение программы обеспечения качества или отдельных процедур;
- выделение ресурсов: закупка приборов, обучение, наём специалиста;
- изменение организационной структуры или перераспределение ответственности;
- усиление контроля над конкретным процессом или поставщиком;
- корректировка плана аудитов на следующий период;
- признание корректирующего действия нерезультативным и назначение нового.
Анализ со стороны руководства без выделенных ресурсов и названных сроков — это не анализ, а подпись под отчётом службы качества.
Связь с другими элементами системы
Анализ — верхняя точка контура обратной связи. Внизу контура рабочие процессы порождают несоответствия, аудиты их выявляют, корректирующие действия устраняют причины, а анализ смотрит, повторяются ли причины и хватает ли ресурсов. Если в организации нет журнала несоответствий и нормальных отчётов об аудитах, анализ делать не из чего — сначала выстраивается нижний уровень. Решения анализа, в свою очередь, становятся входом для плана аудитов, программы обучения и бюджета на следующий год.
Как отчёт читают на инспекции
Инспектор обычно делает три вещи. Берёт журнал несоответствий и проверяет, отражены ли они в отчёте. Берёт предыдущий отчёт и проверяет, выполнены ли принятые в нём решения. Берёт одно решение из текущего отчёта и просит показать подтверждение: приказ, договор, протокол обучения. Расхождение на любом шаге превращает отчёт в свидетельство формального подхода ко всей программе.
Типичные ошибки
- Отчёт готовит и подписывает служба качества, руководитель не участвует.
- Нет цифр: только оценочные формулировки.
- Не рассмотрены результаты предыдущего анализа.
- Вывод «система результативна» при непогашенных предписаниях.
- Решения без сроков и ответственных.
- Отчёт датирован задним числом перед самой инспекцией.
Как подготовить отчёт за две недели
- Собрать данные по перечню входов, каждый — от ответственного за процесс с его подписью.
- Свести несоответствия в таблицу по процессам и причинам, выделить повторяющиеся.
- Проверить статус решений предыдущего анализа и честно отметить невыполненные.
- Подготовить проект выводов по каждому процессу с цифрами.
- Провести совещание, на нём сформулировать решения с ресурсами и сроками.
- Оформить протокол, утвердить, поставить поручения на контроль.
Атом-Плюс выстраивает процедуру анализа системы качества руководством, готовит формы сбора входных данных от подразделений, сводит статистику несоответствий и корректирующих действий и помогает сформулировать решения, которые потом можно подтвердить на инспекции. Если у вас есть программа обеспечения качества, но нет отчёта, который выдержит проверку, оставьте заявку в форме ниже.
Фото: IAEA Imagebank, Wikimedia Commons, CC BY 2.0
.jpg){kind=link}