Внутренний аудит или внешний консультант: кто найдёт больше проблем
Три года внутренних аудитов без единого замечания, а инспектор за час находит пять. Значит ли это, что аудиторы плохие? Чаще — что они свои. Сравниваем внутреннюю проверку и внешний аудит по глубине, стоимости, срокам и рискам и говорим, когда какой вариант действительно нужен.
В папке внутренних аудитов три отчёта за три года, и в каждом «несоответствий не выявлено». Инспектор Ростехнадзора за час проверки находит просроченную поверку дозиметра, неактуальную редакцию инструкции и отсутствие записи об инструктаже. Руководитель делает вывод, что аудиторы работают плохо, и это половина правды. Вторая половина в том, что аудитор проверял отдел, с начальником которого он обедает каждый день, и по инструкции, которую сам же и писал.
Почему свои видят не всё
Внутренний аудит требуется НП-090-11 и является нормальным инструментом. Его слабые места предсказуемы и не связаны с добросовестностью людей. Свой аудитор знает, как «принято» на предприятии, и перестаёт замечать отклонение, ставшее привычкой. Он ограничен собственной практикой: если предприятие десять лет делает что-то неверно, внутри не с чем сравнить. Он зависим административно: несоответствие в подразделении сильного руководителя стоит аудитору отношений. И он редко видел настоящую инспекцию с другой стороны стола.
Сравнение двух подходов
| Критерий | Внутренний аудит | Внешний аудитор |
|---|---|---|
| Знание процессов | Глубокое, изнутри | Поверхностное вначале, восполняется опросами |
| Независимость | Ограничена служебными отношениями | Полная, отношения заканчиваются с отчётом |
| Насмотренность | Один объект | Десятки предприятий и реальные инспекции |
| Что находит | Отклонения от собственных процедур | Ошибки в самих процедурах и системные пробелы |
| Стоимость | Рабочее время сотрудников | Договор, обычно в пределах бюджета одного предписания |
| Периодичность | По графику, сколько угодно часто | Точечно: перед инспекцией, лицензией, крупным заказом |
| Скорость | Можно начать завтра | Нужны договор, доступ, подготовка |
| Эффект на культуру | Формирует привычку к самопроверке | Даёт встряску и внешнюю точку отсчёта |
| Слабое место | Замыленный взгляд и зависимость | Не знает вашей технологии в деталях |
Что находит внутренний аудит
- Пропуски по срокам: поверки, обучение, проверки знаний, инвентаризации.
- Отсутствующие записи там, где они должны были появиться ежедневно.
- Расхождение между инструкцией и фактическим порядком работы на месте.
- Невыполненные корректирующие действия по прошлым замечаниям.
- Мелкие отклонения, которые дешевле поймать сразу и на месте.
Что находит внешний аудитор
- Несоответствие самих процедур действующим нормам: документ исполняется точно, но требование понято неверно.
- Пробелы, которых внутри не видно: отсутствующий процесс, неохваченный участок, незакрытое условие лицензии.
- Риски, которые на практике превращаются в предписание у других предприятий.
- Проблемы в подразделениях, о которых внутри «не принято» писать.
- Несоответствие фактической деятельности заявленной при лицензировании.
Внутренний аудит проверяет, выполняете ли вы свои правила. Внешний — правильные ли у вас правила. Это разные вопросы, и инспектор задаёт оба.
Когда внешний аудит окупается почти наверняка
Есть несколько моментов, в которые внешняя проверка стоит дешевле её отсутствия. Перед плановой проверкой, о которой известно заранее в рамках 248-ФЗ. Перед подачей документов на получение или продление лицензии, когда ошибка означает возврат заявления и потерянные месяцы. После смены ответственных лиц, когда преемственность документов почти всегда рвётся. После первого полученного предписания, если стало ясно, что внутренние аудиты его не предсказали. Перед заходом на крупный заказ, где заказчик будет проводить собственный аудит поставщика. Сравнивать тут надо не со стоимостью договора, а с последствиями: приостановка деятельности по КоАП останавливает работы полностью.
Когда хватает своих сил
Если процессы стабильны, последняя инспекция прошла без существенных замечаний, ответственные лица не менялись, а внутренние аудиты регулярно находят реальные несоответствия и закрывают их с анализом причин, внешний аудит каждый год не нужен. Он превращается в ритуал и перестаёт давать новую информацию. В такой ситуации разумнее вкладываться в обучение своих аудиторов и в обновление чек-листов по результатам чужих инспекций.
Как совместить, а не выбирать
- Внутренние аудиты идут по графику и закрывают дисциплину исполнения.
- Внешний аудит проводится точечно, в привязке к событию: лицензия, инспекция, смена руководства, новый вид деятельности.
- Замечания внешнего аудита превращаются в пункты внутренних чек-листов, чтобы больше не повторяться.
- Внутренние аудиторы участвуют во внешней проверке как сопровождающие и учатся методике.
- Результаты обоих видов аудита сводятся в один анализ функционирования системы качества.
Как выбирать внешнего аудитора
Смотрите на опыт именно в вашей области: лицензирование, обращение с источниками, изготовление продукции для атомной отрасли. Просите пример отчёта без названия предприятия: в нём должны быть формулировки с привязкой к конкретному требованию и доказательству, а не оценочные фразы. Уточните, останется ли аудитор с вами на этапе устранения замечаний или сдаст отчёт и исчезнет. И проверьте, не тот ли это консультант, который два года назад написал вам документы: проверять собственную работу он не может так же, как и ваш сотрудник.
Честный вывод
Больше проблем найдёт внешний аудитор — но только в первый раз и только системных. Дальше их нечем будет искать, если внутренние аудиты не подхватят ежедневную дисциплину. Внутренний аудит незаменим по частоте и дешевизне, внешний — по независимости и насмотренности. Предприятию с регулярной инспекционной нагрузкой нужны оба: свои по графику, внешний под событие. Предприятию, у которого внутренние аудиты три года подряд не находят ничего, нужен внешний немедленно: это не признак порядка, а признак того, что аудит не работает.
Атом-Плюс проводит независимые аудиты перед инспекциями Ростехнадзора и подачей документов на лицензию, проверяет соответствие фактической деятельности заявленной, обучает внутренних аудиторов и помогает устранить выявленные несоответствия с анализом причин. Если ваши аудиты не находят того, что находит инспектор, оставьте заявку в форме ниже.
Фото: Department of Foreign Affairs and Trade, Wikimedia Commons, CC BY 4.0
.jpg){kind=link}