Типовые ошибки в организационной структуре предприятия-лицензиата
На схеме в программе обеспечения качества ответственный за качество подчинён начальнику производства, а тот же человек ещё и отвечает за учёт источников. Инспектор задаёт один вопрос и структура рассыпается. Разбираем пять ошибок, которые встречаются чаще всего, и то, как их исправить приказом.
Инспектор смотрит организационную схему в программе обеспечения качества и задаёт один вопрос: кому подчинён человек, который останавливает работы при выявлении несоответствия. Ответ — начальнику производства, то есть тому, чей план он этой остановкой сорвёт. Дальше схему можно не изучать: она нерабочая. Разбираем пять ошибок, которые встречаются чаще всего, и то, как их закрыть.
Зачем регулятору ваша структура
Организационная структура — это не украшение программы обеспечения качества. По НП-090-11 организация должна определить ответственность, полномочия и взаимодействие персонала, влияющего на качество и безопасность. Структура показывает, кто принимает решения, кто их контролирует и кто может остановить работу. Если эти роли перемешаны, требования нормы формально выполнены, а фактически — нет.
Ошибка 1. Ответственный за качество подчинён производству
Самая распространённая. Служба качества или ответственный за реализацию программы находится в подчинении начальника цеха, производственного директора или главного инженера, отвечающего за выпуск продукции. Конфликт интересов встроен в схему: человек должен фиксировать несоответствия у своего непосредственного руководителя и отчитываться ему же о собственной работе.
Как исправить: прямое подчинение первому руководителю организации, право доступа к нему без посредников, право остановки работ, закреплённое в положении о подразделении и в должностной инструкции. Размер организации значения не имеет: в компании на тридцать человек это решается одним приказом.
Ошибка 2. Один человек совмещает несовместимые роли
В небольших организациях совмещение неизбежно, но не любое совмещение допустимо. Нельзя совмещать роль исполнителя и роль контролёра этого же процесса.
| Роль | С чем совмещать нельзя | Почему |
|---|---|---|
| Ответственный за качество | Руководство производством | Проверяет собственный результат |
| Ответственный за радиационную безопасность | Выполнение работ с источниками как основная функция | Контролирует сам себя |
| Ответственный за учёт источников | Единоличное хранение и выдача источников | Нет разделения учёта и распоряжения |
| Внутренний аудитор | Проверяемый им процесс | Нарушена независимость аудита |
| Руководитель работ | Приёмка собственных работ | Приёмка теряет смысл |
Как исправить: перекрёстное распределение. Ответственный за радиационную безопасность проверяет учёт, ответственный за учёт участвует в проверке подготовки персонала, руководитель организации проверяет службу качества. Там, где перекрестить некого, привлекают внешнего специалиста и фиксируют это в программе.
Ошибка 3. Нет заместителей на период отсутствия
Ответственный за радиационную безопасность ушёл в отпуск, и на две недели у организации формально нет человека, который допускает к работам с источниками. Или он уволился, а приказ о новом не издавали три месяца. В этот период любая операция с источником выполнена без надлежащего контроля, и это видно по датам в журналах.
Как исправить: на каждую ключевую роль приказом назначается замещающий, и он проходит ту же подготовку. Порядок передачи полномочий описывается в положении: что передаётся, какими документами, кто уведомляется. Отдельно ведётся контроль сроков действия удостоверений и разрешений, чтобы замещающий не оказался человеком с истёкшей проверкой знаний.
Организационная структура проверяется не схемой, а вопросом: кто отвечал за это в прошлый четверг, когда основной специалист был в отпуске.
Ошибка 4. Полномочия не закреплены приказом
В программе обеспечения качества написано, что ответственный за качество имеет право приостановить работы. Приказа о назначении этого человека нет, в должностной инструкции такого права нет, в положении о подразделении тоже. На практике он ничего остановить не может: ему просто скажут продолжать.
Как исправить: каждая роль из программы должна иметь под собой три документа — приказ о назначении конкретного работника, должностную инструкцию с этой функцией и, где применимо, положение о подразделении. Для должностей из перечня постановления №240 добавляется разрешение Ростехнадзора. Проверяется это быстро: берём любую роль из программы и просим показать приказ.
Ошибка 5. Реальные функции не совпадают с документами
Схема описывает структуру, которая была два реорганизации назад. Отдел переименован, две должности сокращены, функции перешли к другим людям, а программа обеспечения качества не менялась. Инспектор сверяет схему со штатным расписанием и получает расхождение по половине позиций.
Как исправить: правило пересмотра. Любое изменение штатного расписания, затрагивающее роли из программы, запускает актуализацию программы и организационной схемы в установленный срок. Ответственный за это назначается персонально — обычно тот же, кто отвечает за реализацию программы.
Как проверить свою структуру за полчаса
- Выпишите из программы обеспечения качества все названные в ней роли.
- По каждой найдите приказ с фамилией действующего работника.
- Проверьте, есть ли эта функция в его должностной инструкции.
- Посмотрите, кому он подчинён и нет ли конфликта интересов.
- Найдите приказ о замещающем и документы о его подготовке.
- Сверьте схему со штатным расписанием на сегодняшнюю дату.
- Убедитесь, что у людей на должностях из перечня есть действующие разрешения.
Что бывает при расхождениях
Несоответствие организационной структуры требованиям — типовое замечание экспертизы безопасности при лицензировании и типовой пункт предписания при инспекции. На этапе получения лицензии это возврат документов на доработку и потерянные недели. На этапе действующей лицензии — предписание со сроком устранения, а при повторяемости вопрос переходит в плоскость соблюдения условий действия лицензии. Исправление при этом почти всегда стоит несколько приказов и пересмотра пары документов, то есть непропорционально дёшево по сравнению с последствиями.
Атом-Плюс приводит организационную часть в порядок: выстраиваем структуру ответственности под реальный штат предприятия, готовим приказы, положения и должностные инструкции, убираем конфликты подчинённости и совмещений и синхронизируем программу обеспечения качества с фактической схемой управления. Если вы не уверены, что ваша схема выдержит вопрос инспектора, оставьте заявку в форме ниже.
Фото: Milton Forsythe, Wikimedia Commons, CC0
