Заказчик требует программу обеспечения качества за неделю: что реально сделать
Письмо от заказчика: без программы обеспечения качества по НП-090-11 договор не подпишут, срок — семь дней. Качественную программу за неделю не написать, но неделя не потеряна. Разбираем, что реально успеть: оценку объёма, согласованный с заказчиком поэтапный план и первую редакцию по ключевым процессам.
В среду приходит письмо от службы качества заказчика: до подписания договора нужна программа обеспечения качества по НП-090-11, срок — семь календарных дней, иначе позиция уходит следующему участнику. У подрядчика есть сертификат по ISO 9001, руководство по качеству на сорок страниц и ни одной строки, написанной под требования атомной отрасли. Вопрос звучит просто: можно ли сделать за неделю. Честный ответ — качественную программу нельзя, но неделя не пропадёт.
Первые действия
- День первый. Определить область применения: какие работы по договору, какая продукция, какие элементы важны для безопасности, какой класс безопасности. Без этого программа пишется в воздух.
- День второй. Провести разрыв-анализ: сопоставить существующую систему менеджмента качества с требованиями НП-090-11 и требованиями заказчика. Получается таблица «требование — что есть — чего не хватает».
- День третий. Сделать и письменно согласовать с заказчиком поэтапный план: что выпускается сейчас, что через месяц, что до начала работ на площадке. Это главный результат недели.
- День четвёртый и пятый. Выпустить первую редакцию по ключевым процессам: политика и ответственность руководства, организационная структура и полномочия, управление документацией, подготовка и допуск персонала, закупки и входной контроль, контроль качества работ, управление несоответствиями.
- День шестой. Приложить то, что подтверждает реальность написанного: приказы о назначениях, штатную структуру, перечень процедур, формы записей, сведения о персонале.
- День седьмой. Утвердить первую редакцию приказом и направить заказчику вместе с планом доработки и письмом, где прямо указано, какие разделы будут дополнены и к какому сроку.
Кого уведомить и в какой срок
| Кому | Что сообщаем | Когда |
|---|---|---|
| Служба качества заказчика | Подтверждение получения требования, предлагаемый поэтапный план | В первый рабочий день |
| Служба качества заказчика | Первая редакция программы и график выпуска остальных разделов | К заявленному сроку, седьмой день |
| Руководитель организации | Объём работ, ресурсы, риск потери договора | В день получения письма |
| Руководители процессов внутри компании | Приказ о разработке, ответственные за разделы и сроки | В первые два дня |
| Отдел закупок и кадры | Требования к поставщикам и к подготовке персонала, попадающие в программу | До выпуска первой редакции |
| Территориальный орган Ростехнадзора | Если деятельность лицензируется — программа в составе лицензионного комплекта | В срок, установленный условиями лицензии |
Почему за неделю не получится сделать всё
Программа обеспечения качества по НП-090-11 — это не документ об организации вообще, а описание того, как конкретные процессы конкретной компании обеспечивают качество продукции и работ, важных для безопасности. Она опирается на реальную структуру, реальные процедуры, реальные записи и реальных людей. Написать её за неделю можно только копированием чужого текста с заменой названия. Такую программу видно с первой страницы: в ней есть подразделения, которых нет в штатном расписании, процессы, которых нет в договоре, и ссылки на процедуры, которые не существуют. На аудите заказчика она даёт обратный результат.
Что можно обещать по срокам
| Срок | Что реально выпустить | Чего ещё не будет |
|---|---|---|
| Неделя | Область применения, разрыв-анализ, план, первая редакция по ключевым процессам | Процедур нижнего уровня, записей, доказательной базы |
| Месяц | Полный текст программы, процедуры по основным процессам, формы записей | Накопленных записей и результатов внутренних аудитов |
| Два-три месяца | Работающие процедуры, обученный персонал, первые записи, внутренний аудит | Статистики по несоответствиям за длительный период |
| Полгода | Программа с историей применения и анализом со стороны руководства | — |
Как разговаривать с заказчиком
Заказчику нужна не бумага, а уверенность, что подрядчик не сорвёт приёмку. Письмо с честным планом работает лучше, чем присланный через неделю компилят. В письме стоит написать прямо: область применения определена, разрыв-анализ выполнен, первая редакция по ключевым процессам прилагается, остальные разделы выпускаются по согласованному графику до начала работ. Многие службы качества такой подход принимают, потому что он снимает с них риск: у них на руках план с датами, а не обещание.
Программу обеспечения качества нельзя написать быстрее, чем организация работает. Её можно только честно описать — и дописать по мере того, как процессы становятся реальными.
Ключевые процессы первой редакции
- политика в области качества и обязательства руководства, с подписью первого лица;
- организационная структура, ответственность и полномочия, включая независимость службы качества;
- управление документацией и записями: разработка, утверждение, изменения, хранение;
- подготовка, аттестация и допуск персонала к работам;
- закупки: оценка поставщиков, требования в договорах, входной контроль;
- управление процессами выполнения работ, включая специальные процессы;
- контроль и испытания, метрологическое обеспечение;
- управление несоответствующей продукцией, корректирующие и предупреждающие действия;
- внутренние проверки и анализ функционирования программы.
Чего не делать
- Не покупать готовую программу с заменой титульного листа: её узнают по формулировкам.
- Не описывать процессы, которых у вас нет: каждая такая строка станет несоответствием на аудите.
- Не ссылаться на процедуры, которые ещё не написаны, без пометки о сроке выпуска.
- Не выдавать руководство по ISO 9001 за программу по НП-090-11: требования пересекаются, но не совпадают.
- Не молчать неделю и не присылать документ в последний час без сопроводительного плана.
Как не допустить повторения
- Держать базовую редакцию программы в актуальном состоянии постоянно, а не поднимать её под каждый тендер.
- Проверять требования к системе качества на стадии изучения конкурсной документации, а не после победы.
- Вести перечень процедур и форм записей с датами пересмотра.
- Назначить постоянного ответственного за программу с полномочиями и временем на эту работу.
- Закладывать в график подготовки к договору время на обучение персонала и на первый внутренний аудит.
- Хранить доказательную базу — приказы, протоколы, записи — в порядке, готовом к предъявлению за день.
Что будет дальше
Первая редакция — это начало, а не финал. Дальше программа обрастает процедурами, формами и записями, персонал обучается, проводится первый внутренний аудит, и только после этого она становится работающим документом. Если ваша деятельность лицензируется, программа входит в лицензионный комплект, и Ростехнадзор оценивает её содержательно. Требования смежных документов, применимых к вашему виду работ, ищите в каталоге федеральных норм и правил: они задают, какие процессы обязательно должны быть описаны.
Атом-Плюс за неделю делает разрыв-анализ и первую редакцию программы обеспечения качества под конкретный договор, согласует с заказчиком поэтапный план доработки, а затем выпускает полный текст с процедурами и формами записей и готовит организацию к аудиту заказчика. Если вам поставили срок в семь дней, оставьте заявку в форме ниже.
Фото: Nenad Stojkovic, Wikimedia Commons, CC BY 2.0
.jpg){kind=link}