Руководитель службы качества: как выстроить работу за первые сто дней
Новому руководителю службы качества отдают папку с программой обеспечения качества, написанной под лицензию три года назад, и просят, чтобы к инспекции всё было в порядке. Разбираем, что проверить в первый месяц, что запустить во второй и что предъявить руководству к сотому дню.
Первый рабочий день. Вам выдают папку: программа обеспечения качества, утверждённая три года назад под подачу на лицензию, пять процедур, приказ о вашем назначении и просьба подготовиться к инспекции осенью. Открываете программу — в ней ссылки на подразделения, которых больше нет, и фамилии людей, которые уволились. Это нормальная стартовая позиция, и она поправима, если действовать в правильном порядке.
Кто это и зачем
Руководитель службы качества на предприятии с лицензией в области использования атомной энергии — не контролёр продукции и не делопроизводитель. Его задача в том, чтобы организация делала то, что записано в её программе обеспечения качества, и чтобы это можно было доказать записями. НП-090-11 требует, чтобы лица, отвечающие за качество, были независимы от подразделений, выполняющих работы. Если вы подчинены начальнику производства, вы не руководитель службы качества, а его помощник по бумагам.
Первая неделя: что выяснить до любых планов
- Текст лицензии и условия её действия: что именно обещано регулятору, в какие сроки и в какой форме отчитываемся.
- Кому подчинена служба по штатному расписанию и по приказу — и совпадает ли это.
- Ваши полномочия: можете ли вы остановить работы, обязаны ли подразделения выполнять ваши требования, кто утверждает ваши решения.
- Ресурсы: штат, бюджет на обучение, доступ к документации, право требовать записи.
- История отношений с надзором: предписания за последние годы и что с ними сделали.
Первый месяц: диагностика без иллюзий
Сравните программу с реальностью по четырём срезам. Первый — структура: существуют ли подразделения и должности, упомянутые в программе. Второй — процессы: выполняются ли описанные процедуры или работа идёт иначе. Третий — записи: есть ли подтверждения выполнения за последние двенадцать месяцев или журналы пусты. Четвёртый — персонал: у всех ли, кто указан в программе, есть действующая подготовка и допуски.
Результат диагностики — не эмоциональная оценка, а перечень расхождений с указанием пункта программы, факта и последствия. Этот перечень станет вашим рабочим планом и вашей защитой: он показывает, что вы приняли, а не создали.
Требование, подтверждение, срок
| Требование | Чем подтверждается | Срок действия |
|---|---|---|
| Высшее образование по профилю деятельности организации | Диплом | Бессрочно |
| Стаж работы в отрасли или в системе качества | Трудовая книжка, справка о стаже | Накапливается |
| Подготовка по обеспечению качества и ФНП | Удостоверение учебного центра | Срок указан в удостоверении |
| Знание условий действия лицензии и программы | Протокол проверки знаний, лист ознакомления | До очередной проверки знаний |
| Независимость от производственных подразделений | Приказ о назначении, штатное расписание, положение о службе | До изменения приказа |
| Право приостанавливать работы и требовать записи | Приказ, положение о службе качества | До отмены приказа |
| Подготовка по внутреннему аудиту | Удостоверение или запись об обучении | Срок указан в документе об обучении |
| Допуск в производственные зоны и на площадку | Пропуск, инструктажи, при необходимости допуск персонала группы А | По графику инструктажей и медосмотров |
Второй месяц: запустить то, что работает само
- реестр обязательных требований и условий лицензии с ответственными и сроками;
- реестр сроков: поверки приборов, аттестации персонала, медосмотры, сроки службы источников, сроки отчётности;
- порядок управления документацией: кто утверждает, где актуальная версия, как изымаются устаревшие;
- форма регистрации несоответствий и корректирующих действий с одним владельцем реестра;
- график внутренних проверок на оставшуюся часть года;
- порядок ознакомления работников с документами под подпись.
Смысл второго месяца — не переписать программу, а сделать так, чтобы записи начали появляться. Красивый документ без записей на инспекции хуже, чем скромный документ с полным следом исполнения.
Систему качества оценивают не по толщине программы, а по тому, что происходит в организации, когда никто не готовится к проверке.
Третий месяц: переработать программу под реальность
Теперь, когда видно, как предприятие работает, программу можно приводить в соответствие. Правило простое: программа описывает то, что организация действительно делает и намерена делать дальше. Каждое положение должно иметь владельца, форму записи и место хранения. Изменения программы согласуются внутри и, если это затрагивает условия действия лицензии, доводятся до Ростехнадзора в порядке, предусмотренном Положением о лицензировании.
Документы, которые ведёт служба
Программа обеспечения качества и процедуры, перечень действующей документации, реестр несоответствий и корректирующих действий, план и материалы внутренних проверок, матрица подготовки персонала, реестр сроков, протоколы анализа функционирования программы руководством, отчётность по условиям лицензии, материалы по проверкам надзора.
За что отвечает лично
За достоверность того, что докладывает руководству и регулятору. За своевременность выявления расхождений: если несоответствие существовало год и было очевидным, объяснение о занятости не принимается. За выполнение собственных процедур: служба качества, нарушающая порядок управления документацией, не может требовать его от других. За то, чтобы её решения фиксировались письменно, а не обсуждались устно.
Что проверяет надзор
Инспектор смотрит на приказ о назначении и на подчинённость: независимость проверяется первым делом. Затем на актуальность программы и совпадение её текста с действительностью. Затем на записи: реестр несоответствий, корректирующие действия, анализ функционирования программы руководством за последний период. Частая находка — программа, которая не менялась с момента получения лицензии, при полностью изменившейся организации.
Сотый день: что предъявить руководству
Короткий отчёт на несколько страниц: перечень расхождений с приоритетами, что уже закрыто, что в работе, что требует денег и решений директора, какие риски остаются к инспекции. Отдельным пунктом — какие полномочия и ресурсы вам нужны и почему. Этот разговор лучше провести на сотый день, чем после предписания.
Сколько нужно на замену
Подбор занимает от двух до четырёх месяцев: нужен человек с отраслевым опытом и характером, позволяющим говорить нет. Ввод в должность — те самые сто дней. Если предшественник ушёл без передачи дел по описи, добавьте ещё месяц на восстановление картины. Передача службы качества оформляется актом с перечнем документов и открытых несоответствий — иначе новый руководитель наследует проблемы, о которых не знает.
Атом-Плюс помогает новым руководителям служб качества: проводим независимую диагностику системы за месяц, перерабатываем программу обеспечения качества под фактическую структуру предприятия, готовим положение о службе с реальными полномочиями, реестры сроков и требований, обучаем сотрудников и проводим аудит перед инспекцией. Если вы только приняли службу качества, оставьте заявку в форме ниже.
Фото: The White House, Wikimedia Commons, Public domain
