Как выстроить документооборот по радиационной безопасности
Инструкции есть, журналы есть, приказы есть — а найти запись о последнем инструктаже конкретного работника получается за полчаса. Разбираем, из каких уровней состоит документооборот по радиационной безопасности, кто что ведёт и как сделать, чтобы любая запись находилась за минуту.
Инспектор просит показать запись об инструктаже конкретного работника за прошлый квартал. Ответственный за радиационную безопасность идёт к шкафу, достаёт три журнала, потом звонит в отдел кадров, потом ищет папку у охраны труда. Через полчаса запись находится. Сама по себе она в порядке, но впечатление уже сложилось: система не управляется. Разбираем, как выстроить документооборот, в котором любая запись находится за минуту.
Четыре уровня документов
Путаница начинается там, где все бумаги свалены в одну категорию «документы по РБ». На самом деле их четыре типа, и живут они по разным правилам.
| Уровень | Что входит | Кто ведёт |
|---|---|---|
| Внешние требования | Федеральные нормы, санитарные правила, условия действия лицензии | Ответственный за РБ, актуализация версий |
| Организационные | Приказы о назначениях, положение о службе, должностные инструкции | Кадровая служба совместно со службой РБ |
| Процедурные | Инструкции по РБ, по аварийным ситуациям, программа радиационного контроля | Служба радиационной безопасности |
| Записи | Журналы, протоколы измерений, карточки доз, акты, отчёты | Исполнители операций |
Документы первых трёх уровней пересматриваются, записи — нет. Запись нельзя переписать задним числом, её можно только дополнить в установленном порядке. Это различие и определяет всю организацию хранения.
Основание
Базовые обязанности организации, работающей с источниками, установлены 3-ФЗ «О радиационной безопасности населения»: производственный контроль, контроль доз облучения персонала, учёт и регистрация индивидуальных доз. Порядок государственного учёта и контроля радиоактивных веществ и отходов определён постановлением №542. Требования к управлению документацией как таковой задаёт программа обеспечения качества по НП-090-11: идентификация, утверждение, актуализация, доступность в местах применения, изъятие устаревших версий.
Реестр документов
Первое, что делается при наведении порядка, — один перечень всех документов по радиационной безопасности. В нём по каждой позиции: наименование, кем утверждён, дата и номер, действующая редакция, ответственный за ведение, место хранения оригинала, срок пересмотра, срок хранения. Реестр ведётся в одном файле, а не в головах трёх человек. Он же становится основой для проверки перед инспекцией.
Записи: где обычно рвётся
- журнал инструктажей ведётся в подразделениях, а свод в службе РБ никто не делает;
- протоколы дозиметрических измерений приходят от сторонней организации и оседают в почте;
- карточки индивидуальных доз обновляются раз в год, хотя данные поступают чаще;
- журнал прихода и расхода источников заполняется по памяти в конце месяца;
- акты передачи отработавших источников хранятся у снабжения;
- записи о противоаварийных тренировках не ведутся вовсе.
Общая причина одна: запись создаётся в одном месте, а нужна в другом, и маршрут между ними не описан.
Документооборот по радиационной безопасности проверяется одним движением: назовите дату и фамилию, и нужная запись должна найтись раньше, чем закончится вопрос.
Маршруты вместо папок
Вместо того чтобы описывать, где что лежит, опишите, как документ движется. Для каждого вида записи фиксируется: кто создаёт, в какой момент, кто проверяет, кому передаёт, в какой срок, где хранится оригинал и кто имеет доступ.
- Работа с источником выполнена — исполнитель вносит запись в журнал в тот же день.
- Ответственный за учёт сверяет записи с фактическим наличием по установленной периодичности.
- Результаты измерений поступают в службу РБ и регистрируются в день получения.
- Данные по индивидуальным дозам вносятся в карточки при каждом поступлении.
- Отклонения от контрольных уровней оформляются актом и идут руководителю.
- Сводные сведения формируются за отчётный период и уходят по назначению.
Дозы персонала
Индивидуальный дозиметрический контроль — та часть документооборота, где ошибки видны сразу. Карточка учёта ведётся на каждого работника из персонала группы А непрерывно, включая периоды работы в других организациях и командировок. При приёме работника запрашиваются сведения о накопленной дозе, при увольнении — выдаются. Данные передаются в систему учёта доз в установленном порядке. Если дозиметрию ведёт сторонняя организация, в договоре фиксируются формат, срок передачи результатов и порядок действий при превышении контрольных уровней.
Электронный и бумажный контур
Смешанный вариант работает лучше всего: записи создаются там, где выполняется работа, а реестр, сроки и напоминания живут в электронном виде. Что имеет смысл перевести в электронный контур в первую очередь — реестр документов, контроль сроков поверки приборов, сроков действия удостоверений и разрешений, график радиационного контроля и график пересмотра инструкций. Что остаётся на бумаге с подписями — инструктажи, наряды-допуски, акты, журналы учёта источников, если иной порядок не установлен.
Сроки хранения
Документы по радиационной безопасности хранятся долго, а документы по дозам персонала — особенно долго: они могут потребоваться через десятилетия при расследовании профессионального заболевания. Конкретные сроки берутся из действующих правил и перечней, а не назначаются самостоятельно. В реестре срок хранения указывается по каждой позиции, и уничтожение документов идёт только по акту, после сверки с реестром.
Проверка перед инспекцией
- Все приказы о назначениях изданы на действующих работников.
- Инструкции пересмотрены в установленный срок и утверждены.
- Журналы заполнены без пропусков и без записей задним числом.
- Протоколы измерений соответствуют программе радиационного контроля по точкам и периодичности.
- Карточки доз актуальны на текущую дату.
- Свидетельства о поверке приборов действуют.
- Записи об обучении и проверке знаний не просрочены.
- Устаревшие редакции документов изъяты с рабочих мест.
Кто за это отвечает
Документооборотом управляет ответственный за радиационную безопасность, но записи создают десятки людей. Поэтому в должностных инструкциях исполнителей должна быть обязанность вести записи, а не только выполнять операции. Раз в год состояние документации оценивается внутренним аудитом, результаты идут в анализ функционирования программы обеспечения качества, а типовые замечания Ростехнадзора превращаются в пункты собственного чек-листа.
Атом-Плюс выстраивает документооборот по радиационной безопасности на предприятии: составляем реестр документов, разрабатываем инструкции и программу радиационного контроля под реальные операции, описываем маршруты записей с ответственными и сроками и проводим проверку комплекта перед инспекцией. Если вы ищете нужную запись дольше минуты, оставьте заявку в форме ниже.
Фото: BrokenSphere, Wikimedia Commons, CC BY-SA 3.0
