Аудит поставщика второй стороной: как проверять подрядчика, пока не проверили вас
За качество продукции, поставленной на атомный объект, отвечает заказчик, а не только изготовитель. Разбираем механику аудита поставщика: как записать право проверки в договор, чем отличается предквалификационный аудит от надзорного, что смотреть на площадке, как оформить несоответствия и когда исключать поставщика из перечня одобренных.
Партия арматуры пришла на площадку с полным пакетом документов. Через месяц выясняется, что заготовки изготовлены на стороннем производстве, о котором в договоре не было ни слова, а термообработку выполняли по режиму, который никто не согласовывал. Вопросы инспектор задаёт не изготовителю, а вам: почему заказчик, отвечающий за качество применённой продукции, ни разу не был на этом заводе.
Почему это ваша обязанность, а не право
НП-090-11 распространяют программу обеспечения качества на всю цепочку поставки продукции и услуг, важных для безопасности. Организация, применяющая продукцию, обязана убедиться, что поставщик способен обеспечить заявленные характеристики, и подтвердить это документально. Аудит второй стороной — проверка заказчиком своего поставщика — основной способ такое подтверждение получить. Сертификат системы менеджмента, выданный органом по сертификации, эту обязанность не снимает: он говорит о наличии системы, а не о её работе на вашем заказе.
Три вида аудита и когда какой
| Вид | Когда проводится | Главный вопрос |
|---|---|---|
| Предквалификационный | До заключения договора, при включении в перечень | Способен ли поставщик в принципе |
| Надзорный | В ходе исполнения заказа | Выполняется ли то, что обещано, на вашей продукции |
| Специальный | После рекламации, отказа, срыва срока | Почему произошло и что изменено |
Периодический аудит одобренного поставщика планируется по значимости продукции для безопасности: чем выше класс, тем чаще. Мелкий поставщик расходных материалов проверяется по документам, изготовитель оборудования первого класса безопасности — на площадке с присутствием при контрольных операциях.
Право аудита начинается в договоре
Если право проверки не записано в договор, на завод вас просто не пустят, и формально будут правы. В договор включаются:
- право заказчика проводить аудит на площадке поставщика с указанием срока уведомления;
- право доступа к производственным участкам, документации по заказу и записям контроля;
- право присутствия при контрольных точках и приёмо-сдаточных испытаниях;
- распространение этих прав на субпоставщиков поставщика;
- запрет на смену производственной площадки и субпоставщика без согласования;
- обязанность устранять выявленные несоответствия в согласованные сроки;
- последствия отказа в доступе вплоть до приостановки приёмки.
Подготовка: за две недели до выезда
- Определить объём: конкретный заказ, конкретные процессы, а не «система качества вообще».
- Запросить и изучить документы заранее: программу качества поставщика, лицензии и разрешения, план качества по заказу с контрольными точками, перечень субпоставщиков, аттестации сварщиков и лабораторий.
- Сформировать группу: руководитель аудита, технолог или сварочный специалист по профилю продукции, представитель службы качества.
- Составить чек-лист от требований договора и норм, а не общий.
- Согласовать программу аудита с поставщиком письменно.
Что смотреть на площадке
Аудит по документам в переговорной ничего не стоит. Ценность создаёт проход по маршруту изготовления от склада металла до упаковки с проверкой прослеживаемости на одной конкретной единице продукции. Берёте номер из журнала и идёте по цепочке: сертификат на материал, маркировка заготовки, карта раскроя, аттестация сварщика, который варил именно этот шов, режимы, протокол неразрушающего контроля, свидетельство о поверке дефектоскопа, запись термообработки, результат испытаний. Разрыв обнаружится на одном из звеньев.
Отдельно проверяется, как поставщик управляет собственными субпоставщиками, как проводит входной контроль, что делает с забракованной продукцией и как исключает её попадание обратно в производство. Для продукции, подлежащей оценке соответствия, сверяется, соответствует ли фактическая схема тому, что предусмотрено НП-071-18.
Аудит поставщика стоит дешевле, чем демонтаж смонтированного оборудования, и намного дешевле, чем объяснение инспектору, почему вы этого не сделали.
Оформление результатов
Отчёт составляется в течение согласованного срока и направляется поставщику официально. Каждое несоответствие формулируется по схеме: требование — факт — доказательство. «Слабый контроль» несоответствием не является. «Протокол ультразвукового контроля шва №… подписан оператором, срок действия удостоверения которого истёк …» — является. По каждому несоответствию поставщик представляет план корректирующих действий с причиной, мерой и сроком; заказчик план согласовывает и проверяет выполнение — по документам или повторным выездом.
Перечень одобренных поставщиков
Результат аудита имеет смысл только тогда, когда он влияет на закупки. Перечень ведётся службой качества и содержит по каждому поставщику: номенклатуру, на которую он одобрен, дату и результат последнего аудита, статус, срок следующей проверки, историю рекламаций. Статусы простые: одобрен, одобрен с ограничениями, приостановлен, исключён. Приостановка означает запрет на новые заказы до закрытия несоответствий. Служба снабжения не должна иметь технической возможности заключить договор с поставщиком вне перечня — это закрепляется в закупочной процедуре.
Типичные ошибки заказчика
- Аудит превращается в совещание с презентацией и обедом.
- Проверяется система вообще, а не ваш конкретный заказ.
- В группе нет специалиста по технологии изготавливаемой продукции.
- Субпоставщики не проверяются и даже не перечислены.
- Несоответствия направлены письмом, но выполнение не проверено.
- Результаты не попадают ни в перечень поставщиков, ни в анализ со стороны руководства.
Что покажет инспектор
На проверке Ростехнадзора по этому блоку обычно запрашивают процедуру оценки и выбора поставщиков, перечень одобренных, планы и отчёты аудитов за период, переписку по несоответствиям и записи входного контроля по нескольким позициям. Логика та же, что и при проверке прослеживаемости: берётся одна поставленная позиция и прослеживается назад до решения о допуске поставщика.
Атом-Плюс разрабатывает процедуры оценки и аудита поставщиков, формулирует договорные условия о праве аудита, готовит чек-листы под конкретную номенклатуру, участвует в выездных проверках изготовителей и ведёт сопровождение до закрытия несоответствий. Если ваши поставщики ни разу не проверялись на площадке, оставьте заявку в форме ниже.
Фото: MeneerTijn, Wikimedia Commons, CC BY-SA 4.0
